أمور مهمة بالتصرف ع التلفون

· الحديث بصوت هاديء .

· ابدأ حديثك التلفوني بالتحية ثم أذكر اسمك في حالة المحادثات الخاصة وأضف مركزك ( وظيفتك ) في المحادثات الرسمية .

 

· أو جز الحديث ما استطعت .

· للاتصال بمن هو أعلى درجة منك أطلب الرقم بنفسك .

· لا يجب الاتصال في الصباح الباكر أو الظهيرة أو متأخر ليلاً .

· عند انقطاع الاتصال التليفوني …. أطلب مرة أخرى أو انتظر إن كان هو المتحدث أولا .

· إذا كنت في غرفة غير غرفتك وتمت مكالمة شخصية فغادرها .

· رد على التليفون فورا دون إبطاء .

· لا تجعل أحدا ينتظر دون أن ترد عليه .

· احرص على ألا تتصل بأحد وأنت عند صديقك أو تتلقى مكالمات .

· في حالة التعامل مع كبار المسؤولين لا تحول إليه مكالمات خلال وجود شخصيات أخرى معه .

قواعد الاتيكيت في الاتصالات الهاتفية

· راعي الأقدمية عند طلب الاتصالات الهاتفية وذلك بطلب المكالمة وجعله المستوى الأحداث وظيفيا هو الذي يبدأ بالحديث .

· راعي التوقيت المناسب لإجراء المحادثات خاصة المكالمات الدولية .

· لا ترفع الكلفة بينك وبين المتحدث مهما كانت مهما كانت تربطك به من صداقة .

· تكلم بوضوح وليس معنى الوضوح , ارتفاع الصوت وليس الهمس الذي يتعب المستمع .

· امنح محدثك الإحساس بأن ما يقوله هام ولا تقاطعه , وإن كنت نختلف معه بالرأي . . . ابدأ بعد ذلك عرض وجهة نظرك ببساطة , مع كل كلمة ولكن …

· تذكر أن الشخص الذي بدأ المكالمة هو الذي ينبغي أن ينهيها , إلا إذا شعرت بالتطويل الممل فاعتذر بلباقة عن عدم إمكانية مواصلة الحديث مثلا بسبب تكليفك بأعمال من مديرك .

· حاول عدم تكرار طلب نفس الشخص مباشرة في حالة طلب إعادة الاتصال به وعاود الاتصال به بعد مرور خمسة دقائق على الأقل من المكالمة السابقة .

· في حالة طلبك لشخصية خارجية تأكد من أن المدير قريب من التلفون وأن ظروفه تسمح له بإتمام المكالمة .

· لا تبلغ سكرتارية أي شخصية تطلبها تفاصيل عن هدف المكالمة التي ستتم حتى ولو كنت تعلم … وتفادى الإجابة إن طلب منك ذلك .

· حصر المواضيع التي ستتحدث عنها قبل إجراء المكالمة .

 

من قواعد اللياقة الإنسانية العامة